PENCATATAN DAN PELAPORAN

PENCATATAN DAN PELAPORAN

A.      Pengertian

Pencatatan dan Pelaporan merupakan kegiatan yang harus diperhatikan oleh tenaga kesehatan (khususnya Wabah) dalam rangka memberikan pelayanan yang lebih baik bagi individu, keluarga dan masyarakat.

Untuk dapat melakukan kegiatan pencatatan dan pelaporan dengan baik, maka dibutuhkan data dan informasi yang tepat dan akurat, karena tanpa adanya hal tersebut hasil kegiatan pencatatan dan pelaporan tersebut akan sangat diragukan kebenarannya. Selain pemahaman tersebut di atas, terdapat pula pengertian pencatatan dan pelaporanmenurut bebarapa ahli, diantaranya adalah :

1.         Pengertian Pencatatan dan Pelaporan menurut KRON dan GRAY

Pencatatan dan pelaporan adalah mengkomunikasikan secara tertuliskepada tim kesehatan lain yang memerlukan data kesehatan atau data wabah secara teratur.

2.         Pengertian Pencatatan dan Pelaporan menurut KOZIER dan ERB

Pencatatan dan pelaporan adalah dokumen formal dan legal yangdibuat secara tertulis tentang data–data kesehatan.

Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, maka dapat pula disimpulkan bahwa pencatatan dan pelaporan merupakan :

1.         Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat/media tentang data kesehatan yangdiperlukan sehingga terwujud tulisan yang bias dibaca dan dapahami isinya.

2.         Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan dandipertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan.

3.         Kumpulan Informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi sebagaialat/sarana komunikasi yang penting antar petugas kesehatan.

B.       TUJUAN

Pencatatan dan Pelaporan menurut POTTER dan PERRY adalah :

1.      Komunikasi

Sebagai alat komunikasi yang efektif antar petugas kesehatansehingga kesinambungan informasi dan upaya pelayanan kesehatan dapat tercapai.

2.      Pendidikan

Sebagai informasi tentang gambaran penyakit atau masalahkesehatan dan pemecahannya

3.      Pengalokasian Dana

Dapat digunakan untuk merencanakan tindakan dankegiatan yang tepat dengan dana yang tersedia.

4.      Evaluasi

Sebagai dasar ntuk melakukan evaluasi terhadap hasil intervensi yangdiberikan.

5.      Dokumen yang Sah

Sebagai bukti nyata dan legal yang dapat digunakan biladidapatkan adanya penyimpangan serta bila diperlukan untuk keperluan pengadilan.

6.      Jaminan Mutu

Dapat memberikan jaminan kepada masyarakat terhadap mutulayanan kesehatan yang diberikan.

7.      Penelitian

Merupakan sumber data yang sangat bemanfaat untuk kepentinganpenelitian atau riset.

8.      Analisis

Merupakan dasar analisis masalah kesehatan pada individu, keluargamaupun masyarakat.

9.      Feed Back

Dapat digunakan sebagai umpan balik dalam rangka meningkatkanpelayanan kesehatan kepada masyarakat.

C.       Sistem Pencatatan dan Pelaporan

1.         Pencatatan

Sistem Pencatatan secara umum terbagi dalam 2 (dua) bagian, yaitu Sistem PencatatanTradisional dan Sistem Pencatatan Non-Tradisional.

Sistem Pencatatan Tradisional adalah system pencatatan yang memiliki catatanmasing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan, dimana dalam system inimasing-masing disiplin ilmu (Dokter, Bidan, Perawat, Epidemiolog, Ahli Gizi dsb)mempunyai catatan sendiri – sendiri secara terpisah. Keuntungan system ini adalahPencatatan dapat dilakukan secara lebih sederhana. Kelemahan system ini adalahdata tentang kesehatan yang terkumpul kurang menyeluruh, koordinasi antar petugaskesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan tuntassulit dilakukan.

Sistem Pencatatan Non-Tradisional adalah Pencatatan yang berorientasi padaMasalah (Problem Oriented Record /POR). Keuntungan system ini adalah kerjasama antar tim kesehatan lebih baik dan menunjang mutu pelayanan kesehatan secaramenyeluruh.

Setiap petugas kesehatan dituntut untuk membuat pencatatan tentang data kesehatansebaik mungkin. Adapun system criteria system pencatatan data kesehatan yang baikmencakup hal – hal di bawah ini:

a.         Pencatatan Harus Sistematis, Jelas, Ringkas dan mengacu pada responpasien terhadap kejadian penyakit atau intervensi yang diberikan.

b.        Ditulis dengan Baik dan menghindari kesalahan.

c.         Tepat Waktu, ditulis segera setelah tindakan/kegiatan dilakukan.

d.        Ditulis secara Terperinci mencakup What, Why, When, Where, Whoand How

e.         Menghindari kata-kata yang sulit diukur

f.         Mencantumkan nama jelas dan tanda tangan setelah melakukanpencatatan.

2.         Pelaporan

Pelaporan merupakan cara komunikasi petugas kesehatan yang dapat dilakukan baiksecara tertulis maupun lisan tentang hasil dari suatu kegiatan atau intervensi yang telahdilaksanakan.

a.       Laporan Lisan

1)      Kelemahan: Kemungkinan yang dilaporkan hanyalah hal-hal yangbaik-baik saja dan bersifat subyektif.

2)      Keuntungan: Hasil dari kegiatan/intervensi yang telah dilakukandan data yang telah terkumpul dapat segera ditindaklanjuti dalamwaktu yang lebih cepat.

b.      Laporan Tertulis

1)      Kelemahan: memakan waktu dan biaya yang lebih.

2)      Keuntungan: bisa lebih bersifat Objektif dan lebih terperinci sertapelaporan dapat bersifat positif maupun negative.(Rajab 2009)

D.      Sistematika Pencatatan dan Pelaporan Wabah

Sistematika Pencatatan dan Pelaporan Wabah, baik yang berupa hasil penelitian,survey maupun hasil penyelidikan wabah pada umumnya terdiri atas:

1.      Judul Laporan

2.      Pendahuluan

a.       Latar Belakang

b.      Permasalahan

c.        Tujuan penelitian/survey/penyelidikan wabah

3.       Metode

4.      Hasil

5.      Pembahasan

6.      Kesimpulan dan Saran

7.      Ringkasan

8.      Kepustakaan

1.      Judul Laporan

Judul Laporan hendaknya dapat menjawab pertanyaan – pertanyaan berupa:

a.       Penelitian/Penyelidikan/Survey Wabah apa yang telah dilaksanakan?(WHAT)

b.      Dimana Penelitian/Penyelidikan/Survey Wabah tersebut dilaksanakan?(WHERE)

c.       Kapan Penelitian/Penyelidikan/Survey Wabah tersebut dilaksanakan ?(WHEN)

2.      Pendahuluan

a.       Latar Belakang

1)      Alasan Penelitian/Penyelidikan/Survey Wabah itu dilakukan.Misalnya: Meningkatnya angka kematian ibu disuatu wilayah, terjadinyasuatu KLB penyakit tertentu, dll.

2)       Tempat atau wilayah terjadinya kasus-kasus yang sedang diselidiki/ diteliti/disurvey.

3)      Kapan hal itu terjadi

4)      Siapa pelaksana Penelitian/Penyelidikan/Survey Wabah itu.

5)      Kapan Penelitian/Penyelidikan/Survey Wabah itu dilakukan.

6)      Bagaimana karakteristik geografisnya: misalnya daerah pantai,pegunungan, pedesaan dll.

7)       Karakteristik Demografi: jumlah penduduk, distribusi berdasarkan usia,jenis kelamin, pendidikan, ras dsb.

8)      Karakteristik Sosial Ekonomi : Tingkat penghasilan, jeis pekerjaan, adatistiadat dsb.

b.      Permasalahan

Dalam bahasan ini perlu dituliskan permasalahan dari laporan hasil survey ataupenyelidikan wabah yang telah dilakukan. Yang perlu diperhatikan adalah bahwa timbulnya masalah tersebut karena adanya kesenjangan antara apa yangseharusnya terjadi sesuai dengan kaidah atau teori yang ada dengan kenyataanyang terjadi dalam masyarakat.

c.       Tujuan

Isi dalam tujuan ini dapat berupa apa tujuan penelitian / penyelidikan / survey wabah tersebut, khusunya yang berkaitan dengan KIA atau Kebidanan.

3.      Metode

Dalam bagian ini mencakup hal–hal sebagai berikut:

a.       Jenis penyelidikan atau penelitian wabah yang telah dilakukan, apakahsurvey deskriptif kuantitatif, apakah penelitian induktif dengan sampling ataukaheksperimental dsb.

b.      Siapa atau apa populasinya, termasuk subjek penelitiannya atau respondennya.

c.       Hal-hal yang berkaitan dengan sample, seperti bagaimana cara pengambilansamplenya, berapa besar samplenya atau sample apa yang akan diambil/diteliti.

d.      Peralatan apa saja yang digunakan.

e.       Kapan waktu pelaksanaan Penelitian/Penyelidikan/Survey Wabah tersebut.

4.      Hasil

Dalam bagian ini disajikan semua data, baik data primer maupun sekunder dalambentuk table atau grafik termasuk peta dan data demografi lainnya. Setiap table, grafik atau pun peta harus diberikan penjelasan yang lengkap.

5.      Pembahasan

Semua yang telah dipaparkan dalam uraian hasil penelitian/penyelidikan/survey wabah dibahas pada bagian ini termasuk analisis dari perhitungan statistik yangdiperlukan.

6.      Kesimpulan dan Saran

a.       Kesimpulan

Kesimpulan berupa pernyataan singkat dari hasil Penelitian/Penyelidikan/Survey yangtelah dilakukan. Sebagai contoh hal-hal yang perlu dituliskan dalam kesimpulan:

1)        Apakah yang diteliti itu benar-benar merupakan KLB atau bukan.

2)        Perlu dituliskan Incidence Rate nya.

3)        Hasil Penghitungan Case Fatality Rate (CFR)

4)        Perbandingan hasil penghitungan dengan standard/Angka Nasional (Depkes)bahkan Internasional (WHO).

5)        Hal-hal lain yang sangat penting untuk dikemukakan dari hasil penelitian/penyelidikan/survey.

b.      Saran

Semua hal-hal penting yang perlu disarankan dipaparkan dibagian ini secara singkat, misalnya:

1)      Cara pencegahan dan penanggulangan terjadinya wabah atau kejadian penyakitlainnya khususnya yang berkaitan dengan KIA atau Kebidanan.

2)      Mengatasi masalah pembiayaan dan ketenagaan.

3)      Metode perbaikan dari pencatatan dan kegiatan-kegiatan sebelumnya agar lebihteliti, akurat, efektif dan efisien.

7.      Ringkasan

Ringkasan disini berbeda dengan kesimpulan, dimana dalam ringkasan ini mencakup keseluruhan isi/hasil penelitian /penyelidikan/survey yang telah dilakukan denganbahasa yang singkat dan jelas (Inti Sari). Isi ringkasan ini mencakup:

a.         Latar belakang: yang menunjukkan adanya kesenjangan.

b.         Permasalahan

c.         Tujuan dan Manfaat

d.        Metode

e.         Deskripsi singkat hasil pembahasan tentang apa yang telah dilakukan.

f.          Hasil-hasil yang didapatkan dari penyelidikan yg telah dilakukan.

8.      Kepustakaan

Dalam bagian ini dituliskan semua referensi yang dipakai sebagai rujukan dalampenulisan menurut kaidah tertentu yang ditetapkan seperti Sistem Havard atauVancouver atau yang lainnya, yang penting konsisten. (Sutomo, Machfoedz, et al.2010)

BUKU SUMBER :

1. Rajab, W., 2009. Buku Ajar Wabah untuk Mahasiswa Kebidanan. , pp.165-

171. EGC. Jakarta

2. Sutomo, A.H. & Machfoedz, I., Suriani & Rosmadewi, 2010. Wabah

Kebidanan. , pp.175-180. Fitramaya. Yogyakarta.