PENCATATAN DAN PELAPORAN
A. Pengertian
Pencatatan
dan Pelaporan merupakan kegiatan yang harus diperhatikan oleh tenaga kesehatan
(khususnya Wabah) dalam rangka memberikan pelayanan yang lebih baik bagi
individu, keluarga dan masyarakat.
Untuk
dapat melakukan kegiatan pencatatan dan pelaporan dengan baik, maka dibutuhkan
data dan informasi yang tepat dan akurat, karena tanpa adanya hal tersebut hasil
kegiatan pencatatan dan pelaporan tersebut akan sangat diragukan kebenarannya. Selain
pemahaman tersebut di atas, terdapat pula pengertian pencatatan dan pelaporanmenurut
bebarapa ahli, diantaranya adalah :
1.
Pengertian
Pencatatan dan Pelaporan menurut KRON dan GRAY
Pencatatan dan pelaporan
adalah mengkomunikasikan secara tertuliskepada tim kesehatan lain yang
memerlukan data kesehatan atau data wabah secara teratur.
2.
Pengertian
Pencatatan dan Pelaporan menurut KOZIER dan ERB
Pencatatan dan pelaporan
adalah dokumen formal dan legal yangdibuat secara tertulis tentang data–data
kesehatan.
Berdasarkan pengertian-pengertian
tersebut, maka dapat pula disimpulkan bahwa pencatatan dan pelaporan merupakan
:
1.
Suatu kegiatan
mencatat dengan berbagai alat/media tentang data kesehatan yangdiperlukan
sehingga terwujud tulisan yang bias dibaca dan dapahami isinya.
2.
Salah satu
kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan dandipertanggungjawabkan
oleh petugas kesehatan.
3.
Kumpulan
Informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi sebagaialat/sarana
komunikasi yang penting antar petugas kesehatan.
B. TUJUAN
Pencatatan dan
Pelaporan menurut POTTER dan PERRY adalah :
1. Komunikasi
Sebagai alat komunikasi
yang efektif antar petugas kesehatansehingga kesinambungan informasi dan upaya
pelayanan kesehatan dapat tercapai.
2. Pendidikan
Sebagai informasi
tentang gambaran penyakit atau masalahkesehatan dan pemecahannya
3. Pengalokasian
Dana
Dapat digunakan untuk
merencanakan tindakan dankegiatan yang tepat dengan dana yang tersedia.
4. Evaluasi
Sebagai dasar ntuk
melakukan evaluasi terhadap hasil intervensi yangdiberikan.
5. Dokumen
yang Sah
Sebagai bukti nyata dan
legal yang dapat digunakan biladidapatkan adanya penyimpangan serta bila
diperlukan untuk keperluan pengadilan.
6. Jaminan
Mutu
Dapat memberikan
jaminan kepada masyarakat terhadap mutulayanan kesehatan yang diberikan.
7. Penelitian
Merupakan sumber data
yang sangat bemanfaat untuk kepentinganpenelitian atau riset.
8. Analisis
Merupakan dasar
analisis masalah kesehatan pada individu, keluargamaupun masyarakat.
9. Feed
Back
Dapat digunakan sebagai
umpan balik dalam rangka meningkatkanpelayanan kesehatan kepada masyarakat.
C. Sistem
Pencatatan dan Pelaporan
1.
Pencatatan
Sistem
Pencatatan secara umum terbagi dalam 2 (dua) bagian, yaitu Sistem
PencatatanTradisional dan Sistem Pencatatan Non-Tradisional.
Sistem
Pencatatan Tradisional adalah system pencatatan yang memiliki
catatanmasing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan, dimana dalam
system inimasing-masing disiplin ilmu (Dokter, Bidan, Perawat, Epidemiolog,
Ahli Gizi dsb)mempunyai catatan sendiri – sendiri secara terpisah. Keuntungan
system ini adalahPencatatan dapat dilakukan secara lebih sederhana. Kelemahan
system ini adalahdata tentang kesehatan yang terkumpul kurang menyeluruh,
koordinasi antar petugaskesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan
secara menyeluruh dan tuntassulit dilakukan.
Sistem
Pencatatan Non-Tradisional adalah Pencatatan yang berorientasi padaMasalah
(Problem Oriented Record /POR). Keuntungan system ini adalah kerjasama antar
tim kesehatan lebih baik dan menunjang mutu pelayanan kesehatan secaramenyeluruh.
Setiap
petugas kesehatan dituntut untuk membuat pencatatan tentang data
kesehatansebaik mungkin. Adapun system criteria system pencatatan data
kesehatan yang baikmencakup hal – hal di bawah ini:
a.
Pencatatan Harus
Sistematis, Jelas, Ringkas dan mengacu pada responpasien terhadap kejadian
penyakit atau intervensi yang diberikan.
b.
Ditulis dengan
Baik dan menghindari kesalahan.
c.
Tepat Waktu,
ditulis segera setelah tindakan/kegiatan dilakukan.
d.
Ditulis secara
Terperinci mencakup What, Why, When, Where, Whoand How
e.
Menghindari
kata-kata yang sulit diukur
f.
Mencantumkan
nama jelas dan tanda tangan setelah melakukanpencatatan.
2.
Pelaporan
Pelaporan
merupakan cara komunikasi petugas kesehatan yang dapat dilakukan baiksecara
tertulis maupun lisan tentang hasil dari suatu kegiatan atau intervensi yang
telahdilaksanakan.
a. Laporan
Lisan
1) Kelemahan:
Kemungkinan yang dilaporkan hanyalah hal-hal yangbaik-baik saja dan bersifat
subyektif.
2) Keuntungan:
Hasil dari kegiatan/intervensi yang telah dilakukandan data yang telah terkumpul
dapat segera ditindaklanjuti dalamwaktu yang lebih cepat.
b. Laporan
Tertulis
1) Kelemahan:
memakan waktu dan biaya yang lebih.
2) Keuntungan:
bisa lebih bersifat Objektif dan lebih terperinci sertapelaporan dapat bersifat
positif maupun negative.(Rajab 2009)
D. Sistematika
Pencatatan dan Pelaporan Wabah
Sistematika
Pencatatan dan Pelaporan Wabah, baik yang berupa hasil penelitian,survey maupun
hasil penyelidikan wabah pada umumnya terdiri atas:
1. Judul
Laporan
2. Pendahuluan
a. Latar
Belakang
b. Permasalahan
c. Tujuan penelitian/survey/penyelidikan wabah
3. Metode
4. Hasil
5. Pembahasan
6. Kesimpulan
dan Saran
7. Ringkasan
8. Kepustakaan
1. Judul
Laporan
Judul
Laporan hendaknya dapat menjawab pertanyaan – pertanyaan berupa:
a. Penelitian/Penyelidikan/Survey
Wabah apa yang telah dilaksanakan?(WHAT)
b. Dimana
Penelitian/Penyelidikan/Survey Wabah tersebut dilaksanakan?(WHERE)
c. Kapan
Penelitian/Penyelidikan/Survey Wabah tersebut dilaksanakan ?(WHEN)
2. Pendahuluan
a. Latar
Belakang
1) Alasan
Penelitian/Penyelidikan/Survey Wabah itu dilakukan.Misalnya: Meningkatnya angka
kematian ibu disuatu wilayah, terjadinyasuatu KLB penyakit tertentu, dll.
2) Tempat atau wilayah terjadinya kasus-kasus
yang sedang diselidiki/ diteliti/disurvey.
3) Kapan
hal itu terjadi
4) Siapa
pelaksana Penelitian/Penyelidikan/Survey Wabah itu.
5) Kapan
Penelitian/Penyelidikan/Survey Wabah itu dilakukan.
6) Bagaimana
karakteristik geografisnya: misalnya daerah pantai,pegunungan, pedesaan dll.
7) Karakteristik Demografi: jumlah penduduk,
distribusi berdasarkan usia,jenis kelamin, pendidikan, ras dsb.
8) Karakteristik
Sosial Ekonomi : Tingkat penghasilan, jeis pekerjaan, adatistiadat dsb.
b. Permasalahan
Dalam
bahasan ini perlu dituliskan permasalahan dari laporan hasil survey
ataupenyelidikan wabah yang telah dilakukan. Yang perlu diperhatikan adalah bahwa
timbulnya masalah tersebut karena adanya kesenjangan antara apa yangseharusnya
terjadi sesuai dengan kaidah atau teori yang ada dengan kenyataanyang terjadi
dalam masyarakat.
c. Tujuan
Isi
dalam tujuan ini dapat berupa apa tujuan penelitian / penyelidikan / survey
wabah tersebut, khusunya yang berkaitan dengan KIA atau Kebidanan.
3. Metode
Dalam
bagian ini mencakup hal–hal sebagai berikut:
a. Jenis
penyelidikan atau penelitian wabah yang telah dilakukan, apakahsurvey
deskriptif kuantitatif, apakah penelitian induktif dengan sampling
ataukaheksperimental dsb.
b. Siapa
atau apa populasinya, termasuk subjek penelitiannya atau respondennya.
c. Hal-hal
yang berkaitan dengan sample, seperti bagaimana cara pengambilansamplenya,
berapa besar samplenya atau sample apa yang akan diambil/diteliti.
d. Peralatan
apa saja yang digunakan.
e. Kapan
waktu pelaksanaan Penelitian/Penyelidikan/Survey Wabah tersebut.
4. Hasil
Dalam bagian ini disajikan semua data, baik data
primer maupun sekunder dalambentuk table atau grafik termasuk peta dan data
demografi lainnya. Setiap table, grafik
atau pun peta harus diberikan penjelasan
yang lengkap.
5. Pembahasan
Semua yang telah dipaparkan dalam uraian hasil penelitian/penyelidikan/survey
wabah dibahas pada bagian ini termasuk analisis dari perhitungan statistik
yangdiperlukan.
6. Kesimpulan
dan Saran
a. Kesimpulan
Kesimpulan
berupa pernyataan singkat dari hasil Penelitian/Penyelidikan/Survey yangtelah
dilakukan. Sebagai contoh hal-hal yang perlu dituliskan dalam kesimpulan:
1)
Apakah yang
diteliti itu benar-benar merupakan KLB atau bukan.
2)
Perlu dituliskan
Incidence Rate nya.
3)
Hasil
Penghitungan Case Fatality Rate (CFR)
4)
Perbandingan
hasil penghitungan dengan standard/Angka Nasional (Depkes)bahkan Internasional
(WHO).
5)
Hal-hal lain
yang sangat penting untuk dikemukakan dari hasil penelitian/penyelidikan/survey.
b. Saran
Semua
hal-hal penting yang perlu disarankan dipaparkan dibagian ini secara singkat,
misalnya:
1) Cara
pencegahan dan penanggulangan terjadinya wabah atau kejadian penyakitlainnya
khususnya yang berkaitan dengan KIA atau Kebidanan.
2) Mengatasi
masalah pembiayaan dan ketenagaan.
3) Metode
perbaikan dari pencatatan dan kegiatan-kegiatan sebelumnya agar lebihteliti,
akurat, efektif dan efisien.
7. Ringkasan
Ringkasan disini berbeda dengan kesimpulan, dimana
dalam ringkasan ini mencakup keseluruhan
isi/hasil penelitian /penyelidikan/survey
yang telah dilakukan denganbahasa yang singkat dan jelas (Inti Sari). Isi
ringkasan ini mencakup:
a.
Latar belakang:
yang menunjukkan adanya kesenjangan.
b.
Permasalahan
c.
Tujuan dan
Manfaat
d.
Metode
e.
Deskripsi
singkat hasil pembahasan tentang apa yang telah dilakukan.
f.
Hasil-hasil yang
didapatkan dari penyelidikan yg telah dilakukan.
8. Kepustakaan
Dalam bagian ini dituliskan semua referensi yang
dipakai sebagai rujukan dalampenulisan menurut kaidah tertentu yang ditetapkan
seperti Sistem Havard atauVancouver atau yang lainnya, yang penting konsisten.
(Sutomo, Machfoedz, et al.2010)
BUKU
SUMBER :
1.
Rajab, W., 2009. Buku Ajar Wabah untuk Mahasiswa Kebidanan. , pp.165-
171.
EGC. Jakarta
2.
Sutomo, A.H. & Machfoedz, I., Suriani & Rosmadewi, 2010. Wabah
Kebidanan.
, pp.175-180. Fitramaya. Yogyakarta.